Le courrier administratif numérisé

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Quel est l’intérêt de numériser les documents de l’entreprise?

Accès

Une fois numérisés, les documents sont accessibles n’importe où dans le monde, sur PDA, téléphone portable, PC, etc.

Economies

Les employés de bureau passent en moyenne 40% de leur temps à gérer des documents. Cela représente entre 12% et 15% des dépenses d’une organisation.

Retrouver un document mal classé représente un coût moyen total de 120 euros.

Quel volume occupent vos archives dans vos locaux? Le format électronique vous permettrait de mettre 7000 pages sur un CD. L’espace bureau d’une entreprise a un coût significatif qui doit être optimisé afin de produire de meilleurs résultats.

Plus besoin d’appareillage spécialisé pour microfilm qui ne vous sert à rien d’autre. Les coûts de maintenance et les fournitures associées aux microfilms sont une dépense inutile pour votre société. Il suffit d'utiliser un de vos ordinateurs en conjonction avec le service Ubidoca, et éventuellement une imprimante pour imprimer vos documents électroniques.

Efficacité

Un document papier qui doit être partagé entre collaborateurs est copié 19 fois en moyenne.

Le temps passé à chercher un document a un impact direct sur le temps de réponse aux clients et l’efficacité de l’entreprise. Pourquoi ne pas permettre à vos équipes de se focaliser sur des tâches plus proches de votre métier?

Sécurité

Les documents papier sont plus susceptibles d’être endommagés, détruits ou perdus lors d’un incendie, vol ou autre catastrophe dans vos locaux.

Quel est l’intérêt du service que vous propose Ubidoca?

Plus d’erreurs: lettres perdues ou acheminées vers le mauvais service. Recevoir et traiter le courrier est souvent une tâche confiée à une personne qui doit aussi faire 1001 autres choses susceptibles de la distraire.

Nous pouvons filtrer la publicité. Ce genre de tâche ne nécessite aucune connaissance de votre métier alors pourquoi payer un employé pour le faire?

Traitement neutre des courriers confidentiels ou de nature délicate. Certains clients utilisent nos services pour traiter les courriers qu’ils préfèrent que leurs employés ne puissent pas ouvrir.

En utilisant les services de Ubidoca au lieu de développer une solution interne de gestion de documents, vous vous concentrez sur votre métier, vous vous affranchissez de tous les coûts associés au développement, à la maintenance et à l’obsolescence d’une solution.

En prime, vous vous ouvrez un accès illimité et sécurisé à votre information où que vous soyez dans le monde.

Quelques chiffres remarquables

Les entreprises dépensent en moyenne 20 euros en main d’œuvre pour ranger ou retrouver un document. 120 euros pour retrouver un document mal classé et 250 euros pour refaire faire un document perdu.

7.5% des documents sont perdus.

Un document est copié en moyenne 19 fois.

Sur 10 pages imprimées, seulement une est consultée.

Dans une étude de Price Waterhouse il a été demandé à une secrétaire de trouver 20 documents parmi 20000. Après une recherche qui a duré 67 heures, cette personne avait trouvé 15 des 20 documents. La même tâche a été menée à bien en 2 secondes par un système de Gestion Electronique de Document. Les 20 documents ont été trouvés.